货代公司作为货主与船公司的衔接枢纽，订舱环节需精准把控信息、合规操作、规避风险，确保舱位稳定与运输顺畅，核心注意事项如下：

　　一、前期需求：精准核实，避免信息偏差

　　货主需求确认

　　核心信息：明确货物类型（普货 / 危险品 / 冷藏货等）、实际重量 / 体积（避免 “抛货”“重货” 申报误差）、件数、包装方式（纸箱 / 木箱 / 集装箱），以及特殊要求（如直达港 / 中转港、交货期、是否需特种箱）。

　　危险品特殊核查：若为危险品，需向货主索要 MSDS、危包证、危险品分类鉴定报告，确认货物 UN 编号、危险品等级，避免瞒报导致舱位被拒或港口扣货。

　　运输条款明确

　　确认贸易术语（FOB/CIF/CFR 等），明确舱位费用承担方（如 FOB 下需与货主确认是否代垫订舱费）；约定交货时间（如截港 / 截单时间），预留充足时间衔接货主送货与报关流程。

　　二、船司筛选：匹配需求，保障舱位稳定

　　船司资质与运力匹配

　　优先选择有对应航线优势、运力稳定的船公司（如美西航线选 MAERSK、中远海运，东南亚航线选 WHL、CMA），确认船司是否接受目标货物类型（如部分船司拒接危险品、超大件）。

　　核查船司信誉：通过行业数据了解船司准班率、港口拥堵应对能力，避免选择近期频繁甩柜、延误率高的船司。

　　舱位资源锁定

　　提前订舱：旺季（如节假日前后、电商大促期）需提前 7-15 天向船司 / 一代订舱，避免舱位紧张导致无法按约出货；

　　确认舱位真实性：要求船司出具书面舱位确认单（SO），核对 SO 上的船名、航次、截单截港时间、箱型箱量，避免 “虚假订舱”。

　　三、文件规范：合规填报，规避清关风险

　　订舱文件（SI）精准填报

　　内容一致性：确保订舱单（Booking Note）与后续提单、报关单信息一致，包括收发货人名称 / 地址、货物描述（需与商业发票匹配）、HS 编码、目的港代理信息，避免因 “单货不符” 导致提单更正或清关延误。

　　特殊标注：若货物有特殊操作要求（如冷藏货设定温度、超限货需申请码头特殊吊装），需在订舱文件中明确标注，同步告知船司与码头。

　　危险品文件合规

　　按 IMDG Code 要求准备危险品订舱文件（如危险品订舱申请、MSDS 英文版本、危包证复印件），确保文件加盖货主公章，部分船司需提前审核文件方可放舱。

　　四、舱位跟进：动态监控，衔接上下游

　　舱位确认与反馈

　　收到船司 SO 后，第一时间核对关键信息（航次、截单 / 截港时间、箱型），同步反馈货主；若舱位被临时取消（如船司甩柜），需立即与船司协商补舱，或更换其他船司，同步告知货主调整交货计划。

　　集装箱与码头衔接

　　确认提箱地点（船公司堆场 / 指定集装箱码头）、提箱时间，提醒货主或拖车公司按时提箱；若为特种箱（如冷藏箱），需提前检查箱体状态（如制冷设备、箱体密封性），避免提箱后发现问题延误装货。

　　跟踪货物进港：实时关注货主送货进度，确保货物在截港时间前送达码头，避免因 “超期进港” 被码头拒收。

　　五、风险防控：提前规避，应对突发

　　甩柜风险应对

　　旺季订舱时，优先选择 “保舱保柜” 服务（需额外付费）；若未保舱，提前与船司协商预留舱位，同时准备备选船司方案，避免单一依赖导致延误。

　　若发生甩柜，立即向船司索要甩柜证明，同步协助货主调整报关单（如更改航次），减少损失。

　　费用与责任界定

　　订舱前明确各项费用（订舱费、文件费、码头操作费等）的收费标准与付款方式，与货主签订书面协议，避免后续费用纠纷；

　　明确责任边界：如因货主提供信息错误导致订舱失误，需提前约定责任归属；因船司原因导致延误，需协助货主向船司追责。

　　六、后续衔接：提单与目的港配合

　　提单确认与签发

　　货物装船后，及时向船司确认提单信息，核对收发货人、货物描述、箱号封号等，确保与订舱信息一致；按货主要求确认提单类型（正本 / 电放 / 海运单），避免提单签发后更改（改单需付费且耗时）。

　　目的港代理协同

　　提前将目的港代理信息告知货主，若货主无目的港代理，可协助推荐合作代理；同步与目的港代理沟通货物到港时间，确保代理提前准备清关文件，避免货物到港后滞留。